オフィス改革とは｜目的・進め方・注意点まで押さえる「働き方改革」を成功させるポイント

在宅勤務が定着して席が埋まらない、採用しても定着しない、広い面積を借りているのに稼働が低い。こうした課題を前に、オフィスのあり方を見直す企業が増えています。

一方で、費用と時間をかけて改修したのに社員が出社しない、フリーアドレスを導入したものの結局元の席に戻ってしまった、といった声も少なくありません。うまくいかない理由の多くは、目的が曖昧なまま手段だけを取り入れてしまう点にあります。

本記事では、オフィス改革の定義から、それが今求められる背景、期待できる効果、代表的な施策、進め方の5ステップ、失敗を避ける注意点までを順に整理します。あわせて、自社改修だけが選択肢ではないという視点から、シェアオフィスの活用にも触れます。

オフィス改革とは

オフィス改革とは、働く環境を構成する空間・設備・制度・運用を一体的に見直し、生産性やエンゲージメント、採用力といった経営課題の解決につなげる取り組みです。内装をきれいにすることが目的ではなく、経営上の成果から逆算して働く場を設計し直す点が特徴です。まずは定義と、混同されやすい働き方改革との関係を整理します。

オフィス改革の定義

従来のオフィスは、社員一人ひとりに固定席を割り当て、机を並べて事務作業をこなす場所として設計されてきました。しかし現在は、集中作業、チームでの議論、来客対応、休息といった多様な活動を支える戦略的な経営資源として、オフィスの役割が捉え直されています。

オフィス改革が単なるオフィスリニューアルと異なるのは、内装や家具の入れ替えにとどまらない点です。レイアウトや家具に加えて、ICT環境、働き方に関する制度、日々の運用ルールまでを同時に見直し、それらを連動させて初めてオフィス改革と呼べます。逆に言えば、空間だけを新しくしても働き方が変わらなければ、期待した効果は得られません。

働き方改革とオフィス改革の関係

働き方改革は、長時間労働の是正や多様な働き方の実現を目指す、制度・運用面の変革です。これに対してオフィス改革は、その働き方を物理的に支える空間と環境の変革にあたります。両者は同義ではなく、オフィス改革は働き方改革を実現するための基盤と捉えると整理しやすくなります。

たとえばテレワーク制度を整えても、Web会議ができるブースがなく、紙がなければ処理できない業務が残っていれば、制度は形だけのものになってしまいます。

この考え方は行政機関でも実践されてきました。内閣官房内閣人事局は、業務の特性に応じて効率的に働けるオフィス環境を整えることで、働きやすさと行政の生産性を高める取り組みの一つとしてオフィス改革を進めています。総務省行政管理局も2015年から、フリーアドレス化やペーパーストックレス（紙の書類を各自の手元や書庫に溜めない運用）を自ら実践してきました。

オフィス改革が今求められる背景

オフィス改革が経営課題として扱われるようになったのは、単にリモートワークが広がったからではありません。ハイブリッドワークの定着、採用市場の変化、床面積のコスト構造という3つの流れが重なっています。

ハイブリッドワーク定着と「出社する価値」の再設計

在宅勤務が選択肢として定着し、出社の意味づけを問い直す企業が増えています。社員が出社するのは、対面で議論したい、偶発的な雑談から発想を得たい、集中できる環境がほしいといった目的があるときです。その目的に応えられないオフィスは閑散としていきます。

実際の働き方は一様ではありません。ザイマックス不動産総合研究所の「大都市圏オフィス需要調査2025春」によると、平均出社率は71.5%で、内訳は完全出社が23.8%、出社率60〜99%が46.0%、40〜59%が13.2%、40%未満が17.0%でした。原則出社から週数日のハイブリッド、完全テレワークまで働き方が分かれ、企業ごとに出社の位置づけが大きく異なる状況です。

採用競争激化と従業員エンゲージメントへの影響

採用市場では、給与や待遇だけで差別化することが難しくなっています。その中でオフィス環境は、応募意向や面接時の第一印象を左右し、入社後の定着率にも関わる要素として見直されています。

ツナグ働き方研究所の調査では、企業選びでオフィス環境を重視する求職者は69%、オフィス環境が魅力的だと志望度が上がると答えた人は83%にのぼりました。一方、環境を重視する企業は54%にとどまり、求職者との間に開きがあります。オフィス投資は採用・人材戦略の一部になりつつあります。

床面積最適化とコスト構造の見直し

床面積の見直しというと縮小を思い浮かべますが、実勢は異なります。前述のザイマックスの調査では、過去1年で面積を拡張した企業が9.0%、縮小した企業が4.5%と拡張が上回り、今後2〜3年の意向でも拡張18.5%が縮小5.3%を大きく超えています。

注目したいのは拡張の理由です。1位は人員増ですが、2位以降には環境の快適性向上・採用強化・会議室不足がいずれも3割を超えて並びます。課題は面積の総量ではなく、今の働き方に必要な機能が足りていない点にあります。賃料は固定費ですから、闇雲に広げるのではなく、稼働していない座席を減らして共用部や設備の質に振り向ける。この面積あたりの機能を高める発想が、コスト構造を見直す軸になります。

オフィス改革の目的と期待できる効果

オフィス改革のメリットは多岐にわたりますが、大切なのは自社の経営課題と紐づけて考えることです。すべてを同時に狙うのではなく、優先度の高い効果を見極めることが施策選びの精度を左右します。

業務効率化・生産性の向上

集中ブースや用途別のワークスペースを整えると、業務の性質に応じて働く場所を選べるようになります。資料作成は個室やブース、アイデア出しはオープンなスペースという使い分けができれば、まとまった集中時間を確保しやすくなります。会議の規模に合わせて場所を選べる状態になれば、空き待ちや日程調整にかかる時間も削減できるはずです。

社内コミュニケーションの活性化

ラウンジやカフェスペースを設け、人が自然に行き交う動線を設計すると、部署を越え、さらには会社の枠を越えた偶発的な会話が生まれやすくなります。リモート中心の働き方では、目的が決まった会議は成立しても目的のない会話は生まれにくいものです。インフォーマルなコミュニケーションを取り戻すことは、出社する場を設ける意義のひとつです。

従業員エンゲージメント・採用力の向上

働く環境への投資は、社員が会社に対して抱く愛着や、働くことへの誇りに影響します。快適で質の高い空間は、給与や役職とは別の形で満足度を支える要素になります。

採用の場面でも同じです。面接や会社訪問で候補者が目にする空間は、その企業の価値観を伝えます。オフィスは企業ブランドを可視化する装置でもあります。

オフィス改革の代表的な施策

施策は数多くありますが、やみくもに並べても自社に必要なものは見えてきません。ここでは「空間」「ICT」「拠点」「制度・運用」の4つに分類して整理します。この4分類で現状を点検すると、手薄な領域が見つけやすくなります。

分類	代表的な施策
空間	ABW、フリーアドレス、ゾーニング、ラウンジ・集中ブース・会議室の整備
ICT	ペーパーレス化、クラウドストレージ、電子契約、会議室予約システム
拠点	サテライトオフィス・シェアオフィスの併用、本社機能の再配置
制度・運用	ハイブリッド勤務ルール、座席・私物管理ルール、共用部の利用ルール

レイアウトと共用スペースの設計（ABW・フリーアドレス・ゾーニング）

ABW（Activity Based Working）は、業務内容に応じて働く場所や時間を自分で選ぶ働き方です。集中したいときはブース、議論したいときはオープンスペースというように、固定席を前提とせず活動に合わせて移動します。フリーアドレスは席を固定しない運用を指し、ABWを実現する手段のひとつです。

あわせて重要になるのが、オフィスレイアウトのゾーニングです。集中エリア、共同作業エリア、対話エリアと機能別に空間を分け、静けさが必要な場所と会話が生まれる場所を混在させません。ラウンジは偶発的な交流を促し、集中ブースやフォンブースは個人作業やWeb会議に対応します。会議室は少人数の打ち合わせ用から来客対応用まで、規模の異なるものを複数用意しておくのが基本です。

ペーパーレス化・ICT環境の整備

紙の書類とキャビネットを減らすことは、省スペース化と業務効率化を同時に進められる施策です。フリーアドレスを導入する場合も、そもそも紙が減っていなければ席を固定しない運用は成り立ちません。

具体的には、クラウドストレージによる資料の共有、電子契約の導入、チャットツールでの情報共有、会議室予約システムの整備などが挙げられます。空間の改革とICT整備は必ず並走させる必要があります。

サテライトオフィス・シェアオフィスの併用

本社1拠点にすべてを集約する従来型から、サテライトオフィスやシェアオフィスを併用する分散型へ移行する動きも見られます。社員の居住地に近い拠点を用意できれば通勤負担が軽くなり、拠点が分散していることは事業継続の面でも意味を持ちます。シェアオフィスの多くは必要な規模を必要な期間だけ確保しやすく、自社で新たに拠点を構えるより短期間で始められます。
たとえば新しいエリアへ進出する場合も、主要ターミナル駅の拠点だけにとどめず、周辺エリアの小規模なオフィスから始める方法があります。横浜駅と関内、新宿駅と北新宿のように、ターミナルから少し離れたエリアを本社のサテライト拠点として使えば、通勤のしやすさを保ちながら小さく始め、人数の増減に応じて規模を見直せます。

運用ルールと制度の見直し

空間と設備を整えても、運用ルールが旧来のままでは新しい環境は使われません。出社とリモートの組み合わせ方を定めるハイブリッド勤務ルール、フリーアドレス時の私物管理、会議室の予約ルール、共用部の使い方の共有などを、ハードの整備と同じ比重で設計します。

オフィス改革の進め方（5ステップ）

オフィス改革は、目的の設定から効果測定まで一連の流れとして進めると失敗しにくくなります。ここでは5つのステップに整理し、各段階で何をするか、どこでつまずきやすいかをあわせて解説します。

ステップ1：目的とKPIの明確化

最初に決めるのは「なぜオフィスを変えるのか」です。出社率を高めたいのか、採用力を強化したいのか、コストを最適化したいのかによって、選ぶべき施策は変わります。経営課題と紐づけて目的を言語化しないまま進めると、後の判断がすべて曖昧になります。

目的が定まったら、達成度を測る指標を決めます。出社率、採用応募数、離職率、1人あたりの床面積、社員満足度などが候補です。この段階で改革前の数値を記録しておくと、後で効果を比較できます。ここでやりがちな失敗が、他社を見て「とりあえずフリーアドレスにする」と手段から入ることです。目的不在のまま流行の施策を取り入れても、社員に使われないまま費用だけがかかります。

ステップ2：現状分析と従業員ヒアリング

次に、現状を客観的に把握します。入退室ログから出社状況を、予約システムから会議室の稼働率を確認するといった定量分析が出発点です。あわせて社員アンケートで定性情報を集めます。数字に表れない「会議室が埋まっていて使えない」「電話をする場所がない」といった不便は、現場に聞かなければ見えてきません。

経営層だけで設計を進めると、業務実態と合わない空間ができあがります。使う社員から見て不便な設計は反発を招き、結局は元の使い方に戻ってしまいます。経営が決めた改革ではなく、現場の課題に基づく改革にすることが定着の前提です。

ステップ3：施策設計と優先順位付け

洗い出した課題に対して、先ほどの4分類で施策候補を整理します。ひとつの課題に複数の解決手段があることが多いため、選択肢を並べて比較したうえで、コスト・期待できる効果・実現までの期間の3点で優先順位を付けます。すべてを同時に進めると予算も現場の負担も膨らむため、効果が大きく着手しやすい施策から段階的に進めるのが現実的です。

ステップ4：スモールスタートと検証

施策が決まっても、いきなり全社展開するのは避けたほうが安全です。特定の部署や1フロアに限定して試行し、実際の使われ方を観察します。ブースが特定の時間帯に足りなくなる、片付けのルールが守られないといった課題は、使ってみないと分かりません。本格展開の前に修正できることが、スモールスタートの最大の利点です。

ステップ5：効果測定と継続的な改善

導入したら終わりではなく、ステップ1で定めたKPIに沿って変化を測定します。運用開始から3カ月、6カ月、1年といったタイミングで定点観測すると、初期の物珍しさが落ち着いた後の実態を把握できます。測定結果をもとに調整を重ね、一度きりの工事ではなく継続的な改善活動として捉えると成果が積み上がります。

決めたKPIが測られないまま放置されると、改革は「やった事実」だけが残り、次の改善につながりません。レビューの場と担当者を着手前に決めておくことが有効です。

オフィス改革で失敗しないための注意点

オフィス改革は投資額も社内への影響も大きいため、失敗した場合の損失は小さくありません。特に自社オフィスを改修する場合は、工事期間中に業務スペースが制限されるダウンタイムが生じ、初期投資の回収にも年単位の時間がかかります。ここでは、進め方の各ステップでは拾いきれない2つの落とし穴を整理します。

生産性の一時的な低下を想定しない

働き方が変わる移行期には、慣れの問題で一時的に効率が落ちることがあります。席が固定されていないことで人を探す手間が生じたり、新しいツールの操作に時間がかかったりするためです。導入直後の数値だけで失敗と判断せず、少なくとも数カ月の慣熟期間を見込んでKPIを評価する前提を社内で共有しておくことが有効です。

セキュリティ・情報管理の見落とし

フリーアドレスやペーパーレス化を進めると、これまでとは異なる情報管理上のリスクが生じます。離席時に書類を放置しない、PCをロックする、来客動線から画面が見えない配置にするといった対策に加え、クラウド化に伴うアクセス権限の設定も必要です。空間のオープン化とセキュリティ設計はセットで検討する必要があります。

シェアオフィスを活用したオフィス改革という選択肢

オフィス改革というと自社オフィスの改修をイメージされがちですが、選択肢はそれだけではありません。整った環境を備えたシェアオフィスへ移転する、あるいは併用するという手段も有力な方法です。特に従業員数が2〜30名程度で、これから組織を拡大していく企業にとっては、自社改修よりも現実的な選択肢になり得ます。

自社改修と比べたメリット（投資負担・スピード・運用負荷）

自社オフィスの大規模な改修は、設計から竣工まで半年から1年程度を要し、家具や内装の費用に加えて退去時の原状回復費用まで見込む必要があります。規模の小さい企業ほど負担は重くなります。

一方、シェアオフィスへの移転であれば、多くの場合すでに整備された個室と共用部、ネットワーク環境をそのまま利用できます。設計や工事の工程を経ずにオフィス環境を刷新できるため、短期間で改革を実現しやすいのが特徴です。共用部の清掃や設備管理は施設側が担うケースが一般的で、総務担当者の工数も抑えられます。

コスト面では、賃貸オフィスより安いと単純に言えるものではありません。着目すべきは面積効率と共用部のシェアという仕組みです。会議室やラウンジ、集中ブースといった常時使うわけではない空間を共用にすることで、自社で契約する面積を最小限に抑えながら、単独では持ちにくい設備を利用できます。

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向いている企業の規模・フェーズ

シェアオフィスの活用が特に適しているのは、従業員2〜30名程度で、組織の拡大スピードが速く必要な面積を読みにくい企業です。採用が進めば席が足りなくなり、事業の状況によっては縮小もあり得るという段階では、面積を固定しない選択肢に価値があります。オフィスの質を高めながら運営工数は抑えたい、専任の総務部門を置いていないという企業にも向いています。

反対に、許認可の要件で独立した事務所が求められる業種や、自社独自の内装でブランド体験を作り込みたい段階の企業では、自社改修のほうが目的に合います。どちらが優れているかではなく、自社のフェーズと目的に合うかどうかで判断することが大切です。

シェアオフィス選びで押さえたい要件

オフィス改革の目的を実現できるシェアオフィスかどうかは、次の観点で確認すると判断しやすくなります。提供される設備やサービスは事業者によって大きく異なるため、施設ごとに個別に確認することが前提になります。

• 共用部の充実度：ラウンジ、会議室、集中ブースの数と質。出社した社員が業務に応じて場所を選べるか
• 個室のつくり：広さやレイアウトの自由度、個別空調などの快適性
• セキュリティ：ICカードキーによる認証管理、機械警備の有無。施設によっては顔認証を導入している場合もある
• インフラ：Wi-Fiや複合機、受付機能などが備わっているか、利用料が別途かかるか
• 立地：最寄り駅からの距離、社員の通勤負担、取引先からのアクセス
• 契約条件と費用：中途解約の可否、解約予告期間の長さ、面積変更への対応、退去時の精算項目

たとえばNOW/HEREの場合、全拠点で専用カードキーによる認証管理と機械警備を採用しています。加えて一部物件では、建物のエントランスに顔認証システムを導入しており、共用部から個室までの入退室は専用カードキーで管理します。Wi-Fiは標準で備え付けており、個室では席数以上のカードキーを付与しているため、固定席数を超えて社員が出入りする働き方にも対応できます。

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まとめとNOW/HEREのご案内（新宿四谷・北新宿・横浜関内）

オフィス改革は、空間・ICT・拠点・制度を一体的に見直し、経営課題の解決につなげる取り組みです。成果を出すには、目的とKPIを最初に定め、現状分析をふまえて施策に優先順位を付け、小さく試しながら改善を重ねる流れが欠かせません。目的が曖昧なまま空間だけを変える、現場の声を反映しない、効果を測らないという3点が典型的な失敗パターンです。

改革の手段は自社改修だけではありません。整った環境をそのまま利用できるシェアオフィスへの移転も、短期間で働く環境を刷新したい企業にとって有力な選択肢になります。NOW/HEREは、GATHERING（集まりたくなる共用部）、WELLNESS（心身の快適性）、PRIDE（働く誇り）、BOOST（業務集中）という4つの価値を軸に空間を設計し、個室と共用ラウンジの組み合わせで出社したくなるオフィスづくりを支えています。

• NOW/HERE新宿四谷：曙橋駅から徒歩5分、四ツ谷駅・市ヶ谷駅も徒歩圏で、新宿エリア全域から通いやすい拠点
• NOW/HERE北新宿：大久保駅から徒歩3分、新大久保駅からも徒歩7分。新宿エリアにありながら周辺は落ち着いた環境の拠点
• NOW/HERE横浜関内：日本大通り駅から徒歩3分。官公庁や法律関係の施設が集まる関内エリアの拠点
  

空間の質感や居心地は、実際に足を運んで確かめるのが確実です。オフィスの移転や働く環境の見直しを検討されている方は、各拠点ページやNOW/HERE公式サイトから内覧のご予約や資料請求をご利用ください。