シェアオフィス・レンタルオフィスでの開業・起業ガイド｜メリット、デメリットなどを解説

創業時にオフィスをどう確保するかは、スタートアップや小規模企業にとって重要な課題です。一般的な賃貸オフィスは多額の保証金や内装工事費が必要で初期負担が大きく、「オフィス開設を諦めた」という声も実際にあります。そうした中、シェアオフィスやレンタルオフィスといった柔軟なオフィス形態が注目を集めています。シェアオフィスは他の利用者とスペースを共有することでコストを抑え、レンタルオフィスは家具や設備付きの個室を専有して使えるサービスです。本記事では、開業時に検討すべきオフィスの選択肢としてシェアオフィス・レンタルオフィスを取り上げ、そのメリット・注意点から選び方まで解説します。

レンタルオフィスとシェアオフィスの違いは？

レンタルオフィスとシェアオフィスはいずれも事業用のオフィス空間を借りるサービスですが、その提供形態は異なります。

レンタルオフィスは、机や椅子、インターネット環境など業務に必要な設備が整った個室オフィスを必要な期間だけ利用できるサービスです。

一方、シェアオフィスは、会議室、ラウンジなどの共用施設をシェアし、必要に応じてレンタルオフィスと同様に専用の個室も契約できるオフィス形態です。

シェアオフィスとレンタルオフィスの大きな違いとして、共用施設などがない点が最も大きな違いです。ただし、レンタルオフィスと呼ばれていても、専用ロッカーや固定席・専用ブースが付くなど提供内容は施設ごとにさまざまで、名称と実態が必ずしも一致しないことがあります。迷った場合は「自社に専用スペースがどこまで必要か」を軸に整理したうえで、呼び名に引っ張られず、契約前に設備・サービス範囲を具体的に確認することが大切です。

開業時にシェアオフィスが注目される理由

近年、スタートアップ企業を中心に「シェアオフィスを拠点に起業」するケースが増えています。特にコロナ禍でリモートワークが急速に普及し、テレワークや在宅勤務が多くの企業で定着しました。それ自体は効率的な働き方として定着した一方で、対面での打ち合わせのしやすさや同じ空間で働くことによる一体感、先輩社員の背中を見て学ぶ機会、偶発的な社内交流から新たな発想が生まれる価値も再評価されています。

出社回帰の動きが広がる中でオフィスの役割は「ただ働く場所」から、採用や社員定着にも関わる「つい行きたくなる魅力的な環境」へと変化しつつあります。

こうした流れの中、シェアオフィスやレンタルオフィスが開業時の現実的な選択肢として注目されています。特にシェアオフィスでは、初期費用を抑えてすぐに事業を開始できることに加え、共用部をシェアすることで単独では手が届きにくい上質なオフィス空間や設備を利用しやすい点も魅力です。都心の一等地住所でまず小さく事業を始め、必要に応じて拡張しやすい柔軟性も備えており、スタートアップのニーズにマッチしています。

シェアオフィス・レンタルオフィスでの開業・起業メリット

開業時にシェアオフィスやレンタルオフィスを利用することで得られる主なメリットは次のとおりです。

初期費用が格段に安く、スピーディーに開業できる

一般的な賃貸オフィスでは契約時に敷金・礼金・内装工事費など多額の初期費用が必要ですが、シェアオフィスやレンタルオフィスならこれらの費用を大幅に削減できます。

初月の利用料程度を支払えば契約可能で、ネット環境なども初めから整っているため契約後すぐに事業を開始できます。このように初期費用のハードルが低くスピード感を持って開業できることは、ビジネスチャンスを逃さない上で大きな強みです

アクセスのよい住所を使用でき、自宅住所を公開せずに済む

アクセスのよいビジネス街の住所を名刺やWebサイトに記載できる点も、レンタルオフィスやシェアオフィスを活用する大きなメリットです。設立間もない企業や個人事業主でも、信用度の高い所在地を持つことで取引先からの信頼獲得につながります。

また、事業用住所を自宅とは別に確保できるため、自宅住所を対外的に公開せずに済みプライバシーを守れます。自宅とは別の場所を事務所にすることで、公私の区別がつけやすくなり業務に集中しやすくなるという効果もあります。このように住所面の信用力向上とプライバシー保護を同時に実現できる点は見逃せません。

会議室・受付サービスの利用で顧客対応も安心

多くのシェアオフィスには会議室や応接スペースが用意されており、クライアントを招いて打ち合わせをする際にも困りません。必要なときに共有の会議室を予約して利用できるため、小規模事業でも外部来客に対して適切な商談スペースを提供できます。

また、受付スタッフが常駐していたり、電話応対や秘書代行サービスをオプションで利用できる施設もあります。有人受付で来客対応や電話取次を行ってもらえるため、社員数が少ない場合でもプロフェッショナルな企業イメージを演出できます。コピー機や郵便物の受け取り・転送など事務作業を代行するスタッフがいる所もあり、その分コア業務に集中できるのも利点です。これら付帯サービスを活用できる点は顧客対応の安心感につながります。

スペースを柔軟に調整でき、事業拡大にも対応

シェアオフィス・レンタルオフィスは利用人数や期間に合わせて柔軟に契約内容を調整できるものが多く、事業の成長に応じてオフィス規模を拡大・縮小しやすい点もメリットです。1名用のプランから始めて、従業員が増えたら隣接する個室やブースを追加契約するといった具合に、比較的容易にスペースを拡張できます。

逆にプロジェクト単位で一時的に人員が減る場合には、小さい区画に移るなどフレキシブルに契約を見直せるケースもあります。一般的な賃貸オフィスのように長期の契約や広い面積を前提としなくてよいので、変化の激しいスタートアップ期でも必要十分なオフィス規模をスピーディーに確保できます。事業拡大に伴う引っ越しやレイアウト変更の手間・コストを抑えられるのも、大きな魅力と言えるでしょう。

シェアオフィス・レンタルオフィスでの開業時の注意点・デメリット

メリットの多いシェアオフィス・レンタルオフィスですが、契約前に以下の点を確認しておかないと「こんなはずでは…」という事態になりかねません。デメリットや制約もしっかり把握しておきましょう。

法人登記が可能か事前に確認

シェアオフィス・レンタルオフィスの住所で法人登記ができるかどうか、契約前に必ず確認しましょう。多くの施設では事業用住所として法人登記が可能ですが、中には登記を認めていないプランもあります。また「登記はOKだが郵便物の受け取り・転送サービスは有料オプション」といったケースも少なくありません。ウェブサイトの記載だけで判断せず、申し込み前に運営会社へ「法人登記は可能か」「登記するために必要な書類・条件は何か」を直接問い合わせて確認することが重要です。

業種によっては利用できない場合がある

建設業や不動産業、人材派遣業、古物商など許認可が必要な業種では、独立した専用事務所の確保が要件となっているためシェアオフィスでは許可が下りないケースがあります。

自社の業種で開業にあたり特定のオフィス要件があるかどうか、事前に管轄官庁や専門家に確認しましょう。せっかくシェアオフィスを契約しても、後から「この業種では使えない」と判明すると時間と費用の無駄になってしまいます。

オープンスペースはプライバシー面で不安

シェアオフィスで利用できる共有ラウンジでは周囲の会話や物音が気になって集中できない恐れがあります。また、電話やWeb会議の内容が周囲に筒抜けになったり、PCのモニター画面が他人から見えてしまう可能性もあり、情報漏えいリスクは否定できません。機密情報を扱う業務にはオープンスペースの場所での作業は向いていないと言えます。プライバシーやセキュリティを重視するなら、多少費用が高くても完全個室のプランを選ぶのが賢明です。利用中のテナント同士での情報共有が気になる場合は、間仕切りブースや専有スペース付きのオフィスを検討するとよいでしょう。

オフィスの内装やレイアウトを自由にできない

シェアオフィスやレンタルオフィスでは、基本的に運営側が提供する標準の内装や家具をそのまま利用します。そのため、自分好みに壁紙を変えたり特注の什器を持ち込んだりといった独自のオフィス作りは通常できません。オフィス環境に自社ブランドらしさや独創性を反映させたい場合、画一的な内装では物足りなく感じる可能性があります。観葉植物を置いたり装飾品を加える程度のアレンジはできても、レイアウトそのものを大きく変更することは難しいでしょう。

将来的に「自社オリジナルのオフィス空間」を作り込みたいビジョンがあるなら、まずは短期利用に留めていずれ常設オフィスに移行する、といった計画も視野に入れる必要があります。

シェアオフィス・レンタルオフィス開業でのポイント

数あるシェアオフィス・レンタルオフィスの中からベストな1拠点を選ぶ際は、以下のポイントに注目しましょう。実際に内覧する際などにチェックすると、ミスマッチを防ぎ満足度の高いオフィス選びができます。

立地・アクセスの利便性

毎日通う職場だからこそ、最寄り駅からの距離や周辺環境は重要なポイントです。駅から近ければ通勤負担が軽減できますし、実際にオフィスまで歩いてみて夜間の治安や所要時間も確認しておきましょう。取引先を招いたりこちらから訪問したりする機会が多い業種なら、都心の住所でアクセスの良い場所を選ぶことで名刺の所在地としての信用面でも有利です。銀行・郵便局・飲食店などが近くに揃っているエリアであれば、日々の業務利便性も高まります。このように立地は社員の通勤・顧客対応・業務効率すべてに関わるため、妥協せず検討しましょう。

費用と契約条件

月額賃料の安さだけで飛びつくのは禁物です。初期費用に何が含まれているか、月々の料金に共益費（水光熱費や清掃費など）が含まれるか、追加で発生するオプション費用がないかをチェックします。例えば会議室の利用料、複合機の利用料、郵便転送や電話代行サービス、法人登記料などが別料金になっていないか確認しましょう。解約時の原状回復義務や費用負担についての条件も見落とせません。

料金プランがシンプルで総額が明確になっているか、契約期間の縛りや更新料の有無なども含め、契約前に費用体系の全体像を把握することが大切です。「思ったよりコストがかさんだ」という事態にならないよう、疑問点は営業担当者に遠慮なく質問しましょう。

空間のデザイン性・快適さ

長時間働く場として居心地の良さは生産性に直結します。内装のデザインや清潔感、天井の高さや窓からの採光など、実際に働いたときの快適さを左右する要素はしっかり確認しましょう。近年は、観葉植物や香り、音環境など五感に配慮した空間設計を取り入れるオフィスも増えており、リラックス効果や集中力向上につながるケースも見られます。

こうした「本来は大企業でなければ実現しづらい上質なオフィス環境」を、シェアという形で手に入れられるのがシェアオフィスの魅力です。

例えば、NOW/HEREでは、ラウンジや共用部のデザイン性、素材や家具の質感にまでこだわり、行きたくなるオフィスとしての快適さを追求しています。写真だけでは分からない居心地や空間の雰囲気は、実際に内覧して体感することが重要です。

ハイブリッドワーク時代にシェアオフィス・レンタルオフィスの活用

リモートワークと出社を組み合わせるハイブリッドワークが定着する中、シェアオフィスやレンタルオフィスは企業のオフィス戦略の重要なピースになりつつあります。テレワークのみでは発生しがちなコミュニケーション不足や社員の孤立感を解消するため、定期的に対面で集まるオフィス利用の価値が見直されています。

「全社員分の固定オフィスを常に用意しておく」のは出社率が低い状況では非効率でコスト負担も大きいため、必要なときだけ柔軟に使えるシェアオフィスは理想的なソリューションと言えるでしょう。実際に、大企業でも本社オフィス縮小の一方で共有オフィスを活用する動きが出てきています。

もし「自社に合ったシェアオフィス・レンタルオフィスを探したい」とお考えでしたら、ぜひNOW/HERE（ノーウェア）の各施設もご検討ください。NOW/HERE新宿四谷をはじめ、NOW/HERE北新宿・NOW/HERE横浜関内の各拠点では、ハイグレードな内装デザインやオリジナルのフレグランス演出、充実した共用ラウンジスペースを備えています。

入居者が誇りと快適さを感じられる「ここにしかない」上質な空間を提供しており、採用面でもプラスになるオフィス環境です。もちろんセキュリティ対策も万全で、顔認証や専用カードキーでの認証管理や専有部ごとの施錠設備など、安心して業務に集中できる環境が整っています。こうした魅力あふれるワークスペースを体験していただけるよう、NOW/HEREでは四谷・北新宿・横浜関内の各施設で内覧やご相談を随時受け付けています。